Księgi przychodów i rozchodów muszą prowadzić osoby fizyczne posiadające działalność gospodarczą, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie. Ponadto obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów dotyczy wszystkich osób wykonujących działalność na podstawie umowy agencyjnej i umowy zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów, osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolniczej (tylko jeżeli zgłosiły zamiar prowadzenia księgi przychodów i rozchodów).

Księgi przychodów i rozchodów muszę prowadzić również duchowni, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego. Nie muszą prowadzić księgi przychodów i rozchodów osoby, które opłacają podatki dochodowe w formach zryczałtowanych, wykonują usługi przewozu osób i towarów taborem konnym, są adwokatami wyłącznie w zespole adwokackim, sprzedają środki trwałe po likwidacji działalności.

Widzimy, więc że księgi przychodów i rozchodów są prowadzone przez spora ilość pracodawców w Polsce wykonujących najróżniejsze zawody oraz profesje. Księgi przychodów i rozchodów to wybór dla małych przedsiębiorców, ponieważ znacznie ułatwiają pracę.